El Indecopi ha señalado que exigir horarios específicos para la presentación de documentos digitales por parte de entidades públicas constituye una barrera burocrática ilegal. Esto aplica cuando una empresa u otro administrado envía un trámite por mesa de partes virtual fuera del horario “normal” y la entidad lo rechaza alegando que se envió fuera del horario de atención.

Lo que ordena el precedente:

• Las presentaciones digitales remitidas en día hábil y por sistemas de transmisión de datos a distancia se consideran presentadas en la fecha y hora del envío, sin que la hora o fuera del horario presencial impida su recepción.
• Las entidades que establecen restricciones horarias para recibir documentos por medios digitales incurren en una barrera burocrática ilegal.
• En consecuencia, el empleador (o la empresa) que use estos canales virtuales no debe verse afectado por limitaciones de horario que la entidad imponga unilateralmente.

¿Por qué es útil para el empleador?

Para su empresa, como empleador, esto significa que:

• Si tu empresa debe remitir documentos digitales a una autoridad pública (por ejemplo, una denuncia, un trámite, un escrito de respuesta) y lo hace fuera del horario de atención presencial, esa presentación debe tener la misma validez que si se hubiera enviado dentro del horario.
• No dependerás de un horario rígido para cumplir con plazos, evitando que tu trámite sea rechazado indebidamente.
• Puedes anticiparte y asegurarte de que, con un envío digital bien documentado (con sello de fecha y hora), la empresa quede protegida frente a eventuales alegaciones de recepción tardía.

Recomendaciones prácticas:

1. Verifica en tus procesos internos que cualquier documento que tu empresa deba presentar digitalmente lo remita con registro de envío (fecha y hora) a través de sistemas válidos (mesa de partes virtual, correo electrónico autorizado u otro medio señalado por la entidad).
2. Conserva evidencia: guarda el comprobante electrónico de envío, captura de pantalla que muestre fecha y hora, y un respaldo externo si es necesario.
3. Revisa que la entidad receptora no imponga horarios restrictivos o excluyentes para la recepción digital. Si lo hace, déjalo por escrito o recaba prueba de tal exigencia.
4. En caso de que una entidad rechace el trámite aduciendo que fue enviado “fuera de horario”, tu empresa puede objetar esa decisión señalando que constituye una barrera burocrática ilegal según el criterio del Indecopi y la Ley 27444.
5. Implementa en la política interna de tu empresa una norma de procedimiento que prevea envíos digitales fuera del horario habitual, y responsabilice a quien haga el envío de asegurar el registro del envío y conservar constancia del mismo.