Muchas empresas están recibiendo una carta de SUNAFIL que no impone multa alguna, pero que suele generar preocupación. En realidad es una oportunidad: la autoridad advierte una posible omisión y otorga un plazo para corregirla antes de iniciar cualquier actuación de fiscalización. Lo que se decide en esos días define si el asunto termina ahí o si abre la puerta a una inspección.

Cinco pasos antes de responder

1. Identifique la materia y el plazo exacto. La carta precisa el requerimiento y la fecha límite; ese plazo no se suspende por trámites internos.
2. Verifique si el plan existe y está vigente. Un plan desactualizado o que no refleja las instalaciones y riesgos reales equivale, en la práctica, a no tenerlo.
3. Revise el acta de conformación de la brigada. Debe constar la designación de brigadistas, con fecha y suscripción.
4. Ordene los registros de capacitación y simulacros. Son los documentos con los que se acredita la ejecución, no solo la planificación.
5. Presente la respuesta por Casilla Electrónica. Es el canal válido de notificación y de acreditación del cumplimiento dentro del plazo.

Lo que ocurre si el plazo vence

La carta inductiva no forma parte de un procedimiento sancionador, pero su desatención habilita a la autoridad a programar una inspección. Allí el escenario cambia: la ausencia del plan de emergencias y de sus registros obligatorios puede calificarse como infracción en materia de seguridad y salud en el trabajo, con multa graduada según el número de trabajadores afectados. A ello se suma un efecto menos visible: si ocurre un accidente, la falta de plan y de simulacros documentados debilita seriamente la posición del empleador en una eventual demanda por daños.

Acciones inmediatas

• Designe un responsable interno y acuse recibo de la carta.
• Contraste el plan vigente con las instalaciones y actividades actuales.
• Reúna actas, registros de capacitación y evidencia de simulacros.
• Programe el simulacro pendiente antes de responder, si el plazo lo permite.
• Conserve el cargo de presentación como respaldo de cumplimiento.