Hace unos años, la inspección laboral empezaba con un inspector tocando la puerta. Hoy empieza antes: SUNAFIL cruza su planilla electrónica con la información de SUNAT y EsSalud, detecta inconsistencias y envía una carta a su casilla electrónica pidiendo documentos en un plazo corto. La empresa ya no se entera cuando la visitan, sino cuando revisa la casilla. Y muchas no la revisan.

Lo que hoy pasa por filtro:

1. La casilla electrónica es el nuevo punto de partida. Toda comunicación llega ahí y el plazo corre desde la notificación, aunque nadie la haya abierto.
2. La planilla se contrasta con datos externos. Trabajadores no registrados, contratos vencidos o sueldos por debajo del mínimo saltan en el cruce sin necesidad de visita.
3. Los documentos de SST se piden por escrito. Plan de emergencias, IPERC, registro de capacitaciones, comité o supervisor y exámenes médicos son los más requeridos.
4. Las políticas internas también cuentan. Reglamento interno, política salarial con cuadro de categorías y política contra el hostigamiento sexual se solicitan incluso a empresas pequeñas.
5. Responder a tiempo evita la inspección. La carta inductiva no es una sanción, pero ignorarla convierte una alerta en un procedimiento sancionador.

El costo de no abrir la casilla:

El riesgo es doble: una multa por la obligación incumplida y otra, independiente, por infracción a la labor inspectiva al no atender el requerimiento. La segunda se genera por silencio, no por el fondo del asunto.

Recomendaciones:

• Habilite la casilla electrónica de SUNAFIL con su Clave SOL y designe a un responsable que la revise semanalmente.
• Verifique que toda persona que trabaja figure en el T-Registro con contrato vigente y remuneración correcta.
• Arme una carpeta digital con los documentos de SST y las políticas internas, lista para enviar.
• Calendarice vencimientos: contratos a plazo, capacitaciones, exámenes médicos y elección del comité.
• Ante una carta, responda dentro del plazo y con sustento documental; no es el momento de improvisar.