El presente artículo se pretende desarrollar la regulación legal del registro de control de asistencia y de salida en el régimen laboral de la actividad privada, haciendo hincapié en su importancia para efectuar una correcta fiscalización del tiempo de labores prestado por el trabajador.

Podemos definir como jornada de trabajo a aquel tiempo (diario, semanal, mensual y, en algunos casos anual) durante el cual el trabajador se encuentra a disposición del empleador a fin de cumplir con la prestación de servicios a la que se encuentra obligado en virtud del contrato de trabajo celebrado.

A diferencia del anterior, el horario de trabajo representa el periodo temporal o la medida de tiempo durante el cual el trabajador se encuentra a disposición del empleador para la prestación del servicio respectivo, determinando con exactitud la hora de ingreso y de salida en cada día de trabajo. Resulta evidente que dicho lapso debe ajustarse a la jornada legal.

Al respecto, Decreto Supremo N° 007-2002-TR que aprueba el TUO de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo y su reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N° 008-2002-TR, dispone que es facultad del empleador establecer el horario de trabajo, entendiéndose por tal la hora de ingreso y salida, teniendo la potestad también de modificar el horario de trabajo sin alterar el número de horas trabajadas.

El control de asistencia y salida es el proceso mediante el cual se regula el ingreso y permanencia del personal de la empresa, de acuerdo con la jornada laboral y los horarios establecidos, debiendo contar para tales efectos con un registro, pues esto resulta fundamental para una buena administración del personal, siendo su finalidad llevar la contabilidad de modo permanente de las horas laboradas por los trabajadores, así como de las labores realizadas en sobretiempo, las cuales deben ser remuneradas por los empleadores conforme a ley.

De esta manera, el Decreto Supremo N° 004-2006-TR, complementado por norma similar, Decreto Supremo N° 011-2006-TR, fija como obligación laboral del empleador, llevar un registro permanente en el cual sus trabajadores consignen la hora en que ingresan a la empresa, así como aquella en la cual abandonan el centro de trabajo.

La obligación de llevar este registro se extiende a todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada. Puede tratarse también, consecuentemente, de las empresas o instituciones públicas que no están regidas por el régimen laboral público sino el privado (por ejemplo, Sunat, Indecopi, etc.).

Personal comprendido en el control de asistencia y salida:

La obligación de registro de asistencia y salida incluye a los siguientes prestadores de servicios:

• A los trabajadores contratados a plazo indeterminado o sujetos a modalidad.
• A las personas bajo modalidades formativas laborales (prácticas pre profesionales, prácticas profesionales, etc.).
• Al personal que es destacado o desplazado a los centros de trabajo o de operaciones por parte de las empresas y entidades de intermediación laboral, o de las empresas contratistas o subcontratistas.

Debido a que se encuentran excluidos de la jornada máxima legal (es decir pueden trabajar más o menos horas de las máximas establecidas por ley), no existe obligación de llevar un registro de asistencia y de salida de:

• El trabajador de dirección (gerentes, directores, entre otros): Aquel que ejerce la representación general del empleador frente a otros trabajadores o a terceros, o que lo sustituye, o que comparte aquellas funciones de administración y control o de cuya actividad y grado de responsabilidad depende el resultado de la actividad empresarial.
• Los trabajadores que no se encuentren sujetos a fiscalización inmediata: Aquellos trabajadores que realizan sus labores o parte de ellas sin supervisión inmediata del empleador, o que lo hacen parcial o totalmente fuera del centro de trabajo, acudiendo a él para dar cuenta de su trabajo y realizar las coordinaciones pertinentes.
• Otros casos: Los trabajadores que prestan servicios intermitentes durante el día, de espera, vigilancia o custodia, a aquellos que regularmente prestan servicios efectivos de manera alternada con lapsos de inactividad, así como los trabajadores de confianza que no se encuentren sujetos a un control efectivo del tiempo de trabajo.

Esto nos lleva a plantear la siguiente interrogante ¿El personal de confianza se encuentra obligado a marcar el registro de control de asistencia? De lo expuesto, se puede advertir que los trabajadores de confianza no están incluidos en la lista de trabajadores exceptuados de la jornada ordinaria máxima. Sin embargo, el artículo 11 del Decreto Supremo 008-2002-TR, que aprueba el Reglamento de la Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo establece lo siguiente:

“No se encuentran comprendidos en la jornada máxima los trabajadores de confianza, cuyas características se encuentran definidas en el Artículo 43 de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral aprobada por Decreto Supremo Nº 003-97-TR, exceptuándose de lo previsto en este artículo, a los trabajadores de confianza sujetos a un control efectivo del tiempo de trabajo”.

En consencuencia, esta disposición legal dispone que los trabajadores de confianza se encuentran también excluidos de la jornada máxima legal, así como no existe obligación de llevar un registro de asistencia y de salida para su marcado.

Contenido del registro de control de asistencia y salida:

Conforme al artículo 2 del Decreto Supremo Nº 004- 2006-TR, el registro deberá contener como mínimo con la siguiente información:

• Nombre, denominación o razón social del empleador.
• Número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) del empleador.
• Nombre y número del documento obligatorio de identidad (DNI)del trabajador.
• Fecha, hora y minutos del ingreso y salida de la jornada de trabajo.
• Las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada de trabajo (horas extras).

Medio para llevar el registro:

El control de asistencia puede ser llevado en soporte físico o digital, adoptándose a las medidas de seguridad que no permitan su adulteración, deterioro, pérdida o que se extravíe, que será determinado a elección del empleador.

El empleador también tiene que tomar en cuenta que en el lugar del centro de trabajo donde se establezca el control de asistencia debe exhibirse a todos los trabajadores, de manera permanente, el horario de trabajo vigente, la duración del tiempo de refrigerio, y los tiempos de tolerancia, de ser el caso.

Conservación y disposición del registro de control de asistencia:

Los empleadores deben conservar los registros de asistencia hasta por cinco (5) años después de ser generados, de acuerdo al artículo 6 del Decreto Supremo 004-2006-TR.

Infracciones relacionadas con el registro de control de asistencia:

Infracciones relacionadas con el registro de control de asistencia

De acuerdo con el Decreto Supremo N° 019-2006- TR, que aprueba el Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, modificado por el Decreto Supremo N° 012-2013-TR, las infracciones relacionadas con el registro de control de asistencia son:

• Infracción leve: No exponer en lugar visible del centro de trabajo el horario de trabajo (literal 23.5 del artículo 23 de la ley mencionada).
• Infracción muy grave: No contar con el registro de control de asistencia, o impedir o sustituir al trabajador en el registro de su tiempo de trabajo (literal 25.19 del artículo 25 de la ley).

En virtud a lo expuesto, la asistencia y puntualidad en una empresa son muy importantes porque se ven reflejadas en la productividad del personal dentro de la empresa, si un trabajador está a tiempo en su lugar de trabajo podrá planear y ejecutar sus actividades diarias llevándolas a cabo de forma satisfactoria.

En ocasiones resulta complicado mantener un control sobre la hora de entrada y salida del trabajador, y es aun más difícil de monitorear en empresas con un alto volumen de trabajadores, pero como en otros aspectos de la vida cotidiana, la tecnología ayuda a que estas actividades sean realizadas de forma sencilla, rápida y eficiente; en tal sentido, es recomendable que las empresa utilicen un registro de control de asistencia mediante un soporte digital, que se adapte a la empresa, obteniendo información de forma rápida, lo que permitirá trabajar de forma ordenada y precisa, evitando con ello la existencia de complicaciones al momento de realizar un reporte.