Muchas empresas que responden la carta inductiva de SUNAFIL cometen el mismo error: adjuntan la política salarial, pero no acreditan que sus trabajadores la conocen. La norma trata la comunicación como una obligación distinta, con sanción propia. Una política guardada en la gerencia cumple la mitad del deber.

Reglas de la comunicación

1. Es una obligación independiente. No informar la política salarial es infracción muy grave por sí sola, aunque el documento exista.
2. Tres momentos obligatorios. Al ingreso, al cambiar de categoría y al cambiar el esquema de remuneración aplicable.
3. Qué se comunica. Los criterios para fijar y reajustar sueldos y los de las evaluaciones que influyen en ellos; los montos no son obligatorios.
4. Cómo se comunica. Reuniones informativas, individuales o colectivas, o comunicaciones escritas con el detalle de la política.
5. Lo que vale es la prueba. Sin cargo firmado, acta con asistencia o correo con acuse, la empresa no puede demostrar que cumplió.
6. Alcanza a todo el personal. Contratados a plazo fijo, a tiempo parcial y personal de confianza incluidos.
7. Debe repetirse. Cada ingreso y cada cambio de esquema reactivan la obligación; la comunicación de hace años no cubre a quien entró después.

¿Dónde falla la respuesta?

El inspector pide la constancia de comunicación junto con la política. La empresa que la tiene hace años pero nunca la difundió se expone a una multa por una omisión que se resuelve en una tarde. Y si el trabajador desconoce los criterios, cualquier reclamo por diferencias de sueldo gana fuerza: no se le puede exigir respetar reglas que nunca le mostraron.

Qué hacer esta semana

• Convoque una reunión informativa, levante acta con asistencia firmada y entregue un resumen de la política.
• A quien no asistió, envíele la política por correo o entréguela con cargo; conserve los acuses.
• Incorpore la entrega de la política al ingreso, junto con el contrato y el reglamento interno.
• Adjunte a la respuesta de la carta la constancia de comunicación, no solo la política.