Cuando SUNAFIL inicia una actuación inspectiva, muchas empresas reaccionan con urgencia frente a un requerimiento calificado como “subsanable”. El problema no es subsanar, sino cómo hacerlo. Una mala respuesta dentro del plazo crítico puede cerrar líneas de defensa, generar admisiones implícitas o agravar la contingencia. Bien utilizada, en cambio, la etapa preventiva puede evitar la sanción o, al menos, ordenar la defensa del empleador.

1. ¿Qué es la actuación inspectiva preventiva?

En el marco del procedimiento inspectivo, SUNAFIL puede emitir requerimientos de subsanación cuando detecta incumplimientos que, por su naturaleza, pueden corregirse. Esta etapa busca que el empleador regularice la situación antes de pasar a una fase sancionadora, siempre que cumpla dentro del plazo otorgado y de forma adecuada.

2. Errores frecuentes en las 48 horas clave

• Subsanar “admitiendo” la infracción: Muchas empresas responden con frases como: “se reconoce el error y ya fue corregido”. Esto puede interpretarse como aceptación expresa del incumplimiento, debilitando cualquier defensa posterior.
• Subsanar sin explicar el contexto: Regularizar un documento o pago sin sustentar por qué ocurrió (o por qué no era exigible antes) deja el expediente incompleto y facilita la imputación.
• No dejar evidencia suficiente: Subsanar sin pruebas claras (fechas, cargos, registros, constancias) expone a que SUNAFIL considere la corrección insuficiente o extemporánea.

3. ¿Qué permite realmente la “subsanación” al empleador?

Bien gestionada, la subsanación permite:

• Evitar la imposición de multa (según el tipo de infracción).
• Reducir significativamente la contingencia económica.
• Ordenar la documentación laboral y cerrar observaciones.
• Construir una defensa técnica, sin reconocer responsabilidad automática.

Recomendaciones para subsanar:

1. Lee el requerimiento: Identifica qué se pide subsanar, desde cuándo y en qué norma se basa.
2. Subsanar no es confesar: Cumple el requerimiento, pero redacta la respuesta con cuidado, explicando que se regulariza sin perjuicio de las precisiones legales correspondientes.
3. Sustenta el contexto: Aclara si se trató de un error material, un criterio interpretativo razonable o una situación excepcional.
4. Documenta todo: Adjunta pruebas fechadas: contratos, boletas, planillas, políticas internas, correos, cargos de entrega, etc.
5. Cuida el plazo (48 horas): Presenta la subsanación dentro del plazo o, de ser necesario, solicita ampliación debidamente justificada.

La etapa preventiva de SUNAFIL no es solo para “cumplir rápido”, sino para cumplir bien. Una subsanación mal planteada puede convertir un hallazgo corregible en una multa inevitable. Antes de responder, conviene revisar el caso con enfoque estratégico: subsanar lo necesario, sustentar lo discutible y proteger la defensa del empleador.